iso45001 マニュアル　2018株式
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ISO9001　14001　文書管理

ISO文書管理に必要な「ワークフロー機能」

ISO文書管理向けで重視される機能の1つに「ワークフロー」があります。ワークフローとは申請から承認までのステップを電子化し、効率化する機能です。ワークフロー専門のツールもありますが、ISO文書管理を前提とする文書管理システムにはほぼワークフロー機能が用意されています。

ISOはマニュアルなどの文書作成後、その管理責任者等の承認を経て、配布されることになります。作成後の更新でも、ISOに準拠した改定であるかどうかの承認が必要になります。これら厳格な承認ステップの統制にワークフロー機能が利用されています。iso45001 マニュアル　サンプル　労働安全衛生

文書管理システムには、文書の作成や更新に適したテンプレートが添付されていることが多くありますので、確認しておきましょう。また、フロー手順の定義や変更が柔軟に行えるかどうかも重要となります。

ISO文書管理に必要な「ライフサイクル管理」

ISOの文書管理には作成、公開、閲覧（検索）、更新、廃棄に及ぶライフサイクル全般の管理が求められます。これに対応する文書管理システムの機能が「ライフサイクル管理」です。

○文書の公開

文書作成後、関係する部署や担当者に公開します。その一連の公開手順を効率化します。

○変更履歴・バージョン管理

ISO文書をいつ、誰が、どこを変更したのかの履歴を残し、バージョン（版）として管理します。iso45001 マニュアル　サンプル　労働安全衛生

○最新版管理

現場で閲覧や参照されるのは常に最新版でなければなりません。この最新版をファイルサーバや紙ファイルによる管理では見つけづらかったり誤ってしまうことがあります。誤って古いバージョンに従って業務を遂行すると重大な過失につながりかねません。このため、文書管理システムには最新版を特定する機能が用意されています。

○原本管理

作成した文書の元ファイル（Word, Excel等）、配付用のPDFファイルを原本として保管します。原本である証拠として、タイプスタンプや電子署名の機能を利用することもあります。

ISO文書管理に必要な「セキュリティ機能」

ISO文書は厳重な管理が求められます。そのためのセキュリティ機能が用意されています。セキュリティは他の専用ツールと組み合わせて強化することもできます。

○アクセス制御

文書管理システムへのアクセス制御を設定します。ISO文書の閲覧、コピー、移動、変更、廃棄などの権限もユーザーおよびグループ単位で設定できます。

○改ざん防止

許された担当者以外の改ざんを防止できます。たとえば、医療や医薬品の製造現場で業務遂行手順書が改ざんされると、重大な事故につながります。そのための、厳重な改ざん防止機能が用意されています。

○透かし

「複製禁止」「社外秘」「極秘」など透かし文字を挿入することができます。

○複製禁止・印刷禁止・ダウンロード防止

セキュリティポリシーとしてISO文書の複製、印刷、ダウンロード、画面ショット、メール添付を禁止している企業が多くあります。これらに対応して外部に持ち出されないようにする機能を搭載している製品もあります。

ISO文書管理に必要な「監査対応」

内部監査や外部監査において、ルールどおりにISO文書管理が実施されているかどうかのレポート提出が求められる場合があります。

文書管理システムには作業履歴（ログ）を残す機能があり、いつ、誰が、どのような操作をしたのかが記録されています。これらを集計したりグラフ化したりして、監査資料とすることができます。

まとめ　−機能一覧で比較検討

ISO文書管理では、専門的な機能も含めさまざま機能が求められます。自社で必要とする機能を一覧にして、製品を比較しましょう。それに価格やサポート体制、販売実績などを加味して、製品を絞り込んでいくことをお勧めします。